ANNONCE

En kunde bestiller en vare i webshoppen, lageret skal pakke den, og salgsafdelingen skal kunne se, hvornår den bliver sendt. Det lyder som en enkel arbejdsgang, men bag den ligger ofte flere forskellige IT-systemer, som skal tale sammen.

Hvis forbindelsen mellem systemerne svigter, kan selv en mindre fejl få konsekvenser. Måske bliver lagerbeholdningen ikke opdateret, måske mangler en medarbejder adgang til de rigtige oplysninger, eller måske bliver en ordre registreret forkert.

For virksomheder i Herning er det en velkendt udfordring, at den daglige drift skal fungere, mens forretningen samtidig udvikler sig. Området har stærke traditioner inden for handel, tekstil, produktion og messer, og mange virksomheder arbejder med både fysiske varer, digitale bestillinger og kunder på tværs af landet.

Derfor er valget af et IT firma ikke kun et spørgsmål om, hvem der kan reparere en computer. Det handler også om at skabe sammenhæng mellem de systemer, som medarbejderne er afhængige af hver eneste dag.

Når IT-systemerne ikke følger med virksomhedens udvikling

Mange virksomheder begynder med forholdsvis enkle digitale løsninger.

En mindre handelsvirksomhed har måske et økonomisystem, en webshop og et regneark med lagerbeholdningen. I begyndelsen fungerer det fint, fordi medarbejderne har overblik over de fleste ordrer.

Men når virksomheden vokser, kan de manuelle arbejdsgange begynde at fylde mere.

En ordre skal måske registreres flere steder. Lageret arbejder med én oversigt, mens salgsafdelingen bruger en anden. Og når en kunde ringer for at høre, om varen kan leveres, skal medarbejderen undersøge oplysningerne i flere systemer.

Det er ikke nødvendigvis tegn på, at virksomhedens eksisterende programmer er dårlige. Problemet kan være, at de ikke længere passer til den måde, virksomheden arbejder på.

Her kan det være relevant at undersøge, om systemerne kan integreres bedre, eller om nogle arbejdsgange kan forenkles.

Det gælder også produktionsvirksomheder, hvor medarbejderne skal kunne følge en ordre fra planlægning til færdigt produkt.

Hvis oplysninger om materialer, levering og produktion ligger forskellige steder, kan det skabe unødvendige afbrydelser.

Derfor bør en gennemgang af virksomhedens IT begynde med arbejdsprocesserne frem for med teknologien.

Hvilke opgaver tager længst tid? Hvor opstår fejlene? Og hvilke oplysninger mangler medarbejderne oftest?

Svarene kan være med til at afgøre, hvor en forbedring vil gøre størst forskel.

Det er samtidig vigtigt at skelne mellem problemer, der kan løses med bedre rutiner, og problemer, som kræver ændringer i de tekniske systemer.

Nogle gange er en tydelig procedure for registrering af ordrer tilstrækkelig. Andre gange kan der være behov for at samle flere funktioner i én løsning.

Stabil IT-drift er særlig vigtig, når der er travlt

For mange virksomheder i Herning er der perioder, hvor arbejdsdagen er mere intens end normalt.

Det kan være op til en messe, i forbindelse med en større ordre eller i en sæson, hvor efterspørgslen stiger.

Netop i de perioder er det vigtigt, at virksomhedens IT fungerer stabilt.

Et nedbrud i et ordresystem kan eksempelvis betyde, at medarbejderne mister overblikket over dagens leverancer. Hvis netværket på lageret samtidig svigter, kan det blive vanskeligt at registrere varer og holde styr på forsendelser.

Derfor bør virksomheder kende deres mest kritiske digitale funktioner.

Det er en god idé at undersøge, hvilke systemer der skal være tilgængelige, for at arbejdet kan fortsætte, og hvor længe virksomheden realistisk kan undvære dem.

En praktisk gennemgang kan tage udgangspunkt i følgende spørgsmål:

• Hvilke systemer er vigtigst? Er det webshoppen, lagerstyringen, økonomisystemet eller adgangen til kundernes oplysninger?
• Hvad sker der ved et nedbrud? Kan arbejdet fortsætte midlertidigt, eller går en central del af driften i stå?
• Hvem skal kontaktes? Ved medarbejderne, hvor de kan få hjælp, hvis et system ikke fungerer?
• Hvordan bliver data sikret? Er der backup af virksomhedens vigtigste oplysninger, og bliver den testet?
• Hvem har adgang? Er medarbejdernes brugerrettigheder tilpasset deres arbejdsopgaver?
• Hvornår bliver systemerne opdateret? Kan vedligeholdelse planlægges, så den forstyrrer arbejdet mindst muligt?

Spørgsmålene behøver ikke føre til en omfattende omorganisering. De kan bruges til at finde de områder, hvor virksomheden er mest sårbar.

Sikkerhedskopiering er et godt eksempel.

Mange virksomheder har allerede en automatisk backup, men det er ikke altid blevet undersøgt, om oplysningerne faktisk kan genskabes.

Sikkerdigital.dk anbefaler, at virksomheder tester deres backup og sikrer, at kopierne opbevares forsvarligt.

Det kan gøre en stor forskel, hvis et system bliver ramt af tekniske fejl, eller hvis data går tabt.

En anden vigtig del er den løbende vedligeholdelse. Programmer, servere og computere skal opdateres, men det bør ske med hensyn til virksomhedens arbejdsrytme.

Hvis en vigtig opdatering kræver nedetid, er det bedre at planlægge den end at lade den komme som en overraskelse midt i en travl arbejdsdag.

Sådan vælger virksomheder i Herning den rette IT-samarbejdspartner

Når en virksomhed skal have hjælp til sin IT, kan der være stor forskel på behovene.

En mindre virksomhed med ti medarbejdere har måske først og fremmest brug for hurtig support og hjælp til at holde computere og programmer opdaterede.

En større handels- eller produktionsvirksomhed kan have behov for mere omfattende drift, overvågning, backup og rådgivning om sikkerhed.

Derfor er det sjældent tilstrækkeligt kun at sammenligne priser.

En billig aftale kan blive dyr, hvis vigtige opgaver ikke er inkluderet, eller hvis medarbejderne skal vente længe på hjælp ved et kritisk nedbrud.

Omvendt giver det heller ikke mening at betale for omfattende løsninger, som virksomheden ikke har brug for.

Det er derfor vigtigt at få en konkret beskrivelse af, hvilke ydelser aftalen indeholder.

Virksomheder, der vil undersøge et konkret eksempel på lokal IT-service, kan benytte denne henvisning: klik her og find et IT firma i Herning.

Linket fører til Azend, som har base på E. Christensensvej 55B i Ikast og arbejder med virksomheder i Herning og omegn.

Azend tilbyder blandt andet IT-support, løbende drift og overvågning, sikkerhed, backup og cloudløsninger. Virksomheden beskriver både muligheder for fjernsupport og fysisk hjælp, når opgaven kræver det.

Den geografiske nærhed kan være praktisk, men det vigtigste er at afklare, hvordan samarbejdet skal fungere.

En virksomhed bør eksempelvis spørge, hvem der bliver den faste kontaktperson, hvordan supporthenvendelser prioriteres, og hvilke opgaver der kan løses på afstand.

Det er også relevant at undersøge, hvordan prisen bliver beregnet.

Nogle IT-leverandører tilbyder en fast månedlig aftale, mens andre arbejder med timebetaling. Azend beskriver begge muligheder på sin Herning-side.

Hvilken model der passer bedst, afhænger blandt andet af virksomhedens størrelse og behov for løbende hjælp.

En fast aftale kan give bedre overblik over udgifterne, men det er vigtigt at undersøge, hvad der eventuelt faktureres særskilt.

Derudover bør virksomheden tænke fremad.

Hvis medarbejderantallet stiger, eller virksomheden åbner en ny afdeling, skal IT-løsningerne kunne følge med.

Det kan eksempelvis indebære, at nye medarbejdere hurtigt skal have adgang til de rigtige systemer, eller at flere arbejdssteder skal kunne dele dokumenter og oplysninger sikkert.

Her er det en fordel at have en IT-partner, som kender virksomhedens arbejdsprocesser og ikke skal begynde forfra, hver gang behovene ændrer sig.

Et samarbejde bør også indeholde løbende dialog

En regelmæssig gennemgang af tilbagevendende fejl, nye ønsker og kommende ændringer kan være med til at forebygge problemer, før de vokser sig store.

Måske viser det sig, at medarbejderne bruger unødvendigt lang tid på en bestemt opgave. Måske er der behov for bedre adgangsstyring, eller måske fungerer lagerets trådløse netværk ikke tilfredsstillende.

Når problemerne bliver beskrevet konkret, er det lettere at finde løsninger, der passer til hverdagen.

For virksomheder i Herning handler det i sidste ende om at kunne passe forretningen, også når der er travlt.

Kunderne skal have svar, varerne skal sendes, og medarbejderne skal kunne finde de oplysninger, de har brug for.

Når IT-systemerne understøtter de opgaver uden unødvendige afbrydelser, bliver teknologien en hjælp i stedet for endnu en ting, der kræver opmærksomhed.

Og det giver bedre plads til det, virksomhederne er sat i verden for: at udvikle produkter, betjene kunder og få dagens arbejde gjort ordentligt.